PHƯƠNG PHÁP GETTING THINGS DONE: GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ CHO CEO ĐI LÊN TỪ NGHỀ

Với khối lượng công việc khổng lồ và yêu cầu đưa ra quyết định quan trọng mỗi ngày, những CEO đi lên từ nghề thường gặp khó khăn trong việc quản lý công việc và giữ sự tập trung. Phương pháp Getting Things Done (GTD) cung cấp một hệ thống rõ ràng và có cấu trúc, giúp các nhà lãnh đạo tổ chức công việc hiệu quả, giảm bớt căng thẳng và hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn mà không bị choáng ngợp.

Nội dung chính: 

• Phương pháp Getting Things Done là gì? Giới thiệu về phương pháp GTD và cách nó giúp quản lý công việc hiệu quả.

• Ai nên áp dụng phương pháp Getting Things Done? Phân tích những đối tượng CEO, lãnh đạo, và những người quản lý công việc bận rộn có thể hưởng lợi từ phương pháp này.

• Cách triển khai phương pháp Getting Things Done: Chi tiết về 5 bước triển khai GTD: Thu thập, Làm rõ, Tổ chức, Giao ước và Đánh giá.

• Lý do vì sao phương pháp GTD là lựa chọn tối ưu cho việc quản lý công việc, giảm căng thẳng, và tăng hiệu quả.

• Một số công cụ quản lý công việc giúp bạn “Get Things Done”: Giới thiệu các công cụ hỗ trợ như Todoist, Trello, Asana để quản lý công việc theo phương pháp GTD.

1. Phương pháp Getting Things Done là gì? 

Getting Things Done (GTD) là phương pháp quản lý công việc cá nhân được sáng lập bởi David Allen, giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả và tập trung vào những ưu tiên quan trọng. Phương pháp này không chỉ đơn giản là một cách để quản lý công việc, mà là một hệ thống toàn diện giúp bạn tổ chức, thu thập và xử lý thông tin, giảm căng thẳng tinh thần, đồng thời giúp bạn tăng hiệu suất làm việc.

Phương pháp GTD hoạt động theo nguyên tắc tổ chức thông tin: khi bạn có quá nhiều công việc, ý tưởng và nhiệm vụ, bộ não của bạn sẽ bị quá tải và không thể đưa ra quyết định rõ ràng. GTD giúp bạn đưa mọi thứ ra ngoài đầu và chuyển chúng vào hệ thống lưu trữ có tổ chức, giúp bạn tập trung hoàn toàn vào công việc cần làm vào thời điểm đó, thay vì lo lắng về những công việc chưa được hoàn thành.

Phương pháp này tập trung vào việc tạo ra sự rõ ràng và giảm thiểu sự xao nhãng, giúp bạn dễ dàng trả lời câu hỏi quan trọng nhất trong công việc: “Tôi nên làm gì bây giờ?” mà không cảm thấy bị choáng ngợp hay lo lắng về việc quên mất nhiệm vụ quan trọng nào.

2. Những ai nên áp dụng phương pháp Getting Things Done?

Phương pháp Getting Things Done (GTD) không chỉ là một công cụ quản lý công việc thông thường, mà là một chiến lược toàn diện dành cho những ai đang gặp phải tình trạng quá tải công việc và khó khăn trong việc tổ chức. 

Đặc biệt với các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME), những người lãnh đạo hoặc quản lý phải đối mặt với hàng loạt công việc, dự án và quyết định mỗi ngày, GTD có thể tạo ra sự khác biệt rõ rệt trong việc giúp bạn tổ chức công việc, tăng hiệu suất và giảm căng thẳng.

Dưới đây là những nhóm đối tượng phù hợp nhất để áp dụng phương pháp GTD:

• Nhà lãnh đạo đi lên từ nghề 
• Người bị quá tải bởi nhiều dự án
• Cần một hệ thống có cấu trúc để quản lý công việc
• Muốn chuyển đổi từ "suy nghĩ" sang "hành động"

1-  Nhà lãnh đạo đi lên từ nghề 

Những nhà lãnh đạo đi lên từ nghề thường đối mặt với vấn đề phân bổ thời gian giữa việc quản lý đội ngũ và thực hiện công việc chuyên môn. Họ thường phải làm nhiều công việc cùng lúc, dẫn đến tình trạng khó khăn trong việc ra quyết định và thiếu sự tập trung vào những vấn đề quan trọng. Khối lượng công việc lớn khiến họ cảm thấy căng thẳng và mất kiểm soát trong việc quản lý mọi thứ.

2- Người bị quá tải bởi nhiều dự án

Khi một người quản lý quá nhiều dự án cùng lúc, họ dễ dàng bị choáng ngợp bởi sự đa dạng và khối lượng công việc. Họ cảm thấy như mất kiểm soát và không biết bắt đầu từ đâu. Việc chuyển từ dự án này sang dự án khác mà không có hệ thống rõ ràng có thể tạo ra cảm giác lo lắng, và dẫn đến việc bỏ sót chi tiết quan trọng, ảnh hưởng đến chất lượng công việc.

3- Cần một hệ thống có cấu trúc để quản lý công việc

Những người thiếu hệ thống quản lý công việc rõ ràng thường gặp phải tình trạng quá tải thông tin, khiến họ khó xác định công việc ưu tiên. Công việc chất đống mà không có phương pháp rõ ràng dẫn đến sự lộn xộn, làm cho họ khó theo dõi tiến độ và dễ bị quên mất các nhiệm vụ quan trọng. Hệ thống thiếu cấu trúc khiến họ không thể tổ chức công việc một cách hiệu quả, gây ra lãng phí thời gian và năng lượng.

4- Muốn chuyển đổi từ "suy nghĩ" sang "hành động"

Nhiều người dành phần lớn thời gian suy nghĩ và lên kế hoạch, nhưng lại gặp khó khăn trong việc chuyển sang hành động thực tế. Họ liên tục phân vân và lo lắng về việc không hoàn thành công việc đúng hạn. Sự không chắc chắn và mất phương hướng khiến họ dễ dàng bị xao lạc khỏi mục tiêu và rơi vào vòng luẩn quẩn của tự lưỡng lự mà không bao giờ bắt tay vào công việc một cách hiệu quả.

3. Cách triển khai phương pháp Getting Things Done

Getting Things Done (GTD) là một phương pháp quản lý công việc hiệu quả giúp bạn tổ chức, xử lý công việc và giảm căng thẳng trong công việc. 

Để triển khai phương pháp này, bạn cần tuân theo một quy trình gồm 5 bước chính: Thu thập, Làm rõ, Tổ chức, Giao ước, và Đánh giá. Mỗi bước đều có vai trò quan trọng trong việc giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả, đồng thời giảm sự xao lạc và tăng cường sự tập trung.

3.1. Thu thập 

Bước thu thập là bước đầu tiên và cực kỳ quan trọng trong phương pháp GTD. Đây là lúc bạn ghi lại mọi công việc, ý tưởng và nhiệm vụ mà bạn cần thực hiện vào một hệ thống duy nhất. Việc thu thập không yêu cầu bạn phải sắp xếp hay phân loại công việc ngay lập tức, mà chỉ đơn giản là lấy tất cả thông tin ra khỏi đầu và đưa chúng vào một nơi an toàn để xử lý sau.

Tại sao bước thu thập lại quan trọng?

• Không gian đầu óc bị chiếm lĩnh bởi những suy nghĩ, công việc và dự án không được ghi chép sẽ khiến bạn cảm thấy căng thẳng và khó tập trung.
• Việc không có một hệ thống thu thập thông tin rõ ràng dễ khiến bạn bỏ sót nhiệm vụ quan trọng hoặc quên mất công việc cần làm.

Câu hỏi bạn cần tự hỏi:

• Bạn có đang sử dụng một công cụ duy nhất để ghi lại tất cả nhiệm vụ và công việc không?
• Làm thế nào để bạn có thể tổ chức công việc mà không bị phân tán bởi quá nhiều nền tảng như email, ghi chú trên điện thoại, hay ghi chú giấy?

Lời khuyên: Để bắt đầu, bạn nên lựa chọn một công cụ (sổ tay, ứng dụng điện thoại, phần mềm quản lý công việc) để lưu trữ thông tin và đảm bảo bạn có thể dễ dàng truy cập và cập nhật chúng. Dù bạn chọn phương pháp nào, điều quan trọng là tất cả thông tin cần phải được lưu trữ ở một nơi duy nhất, tránh tình trạng bị phân tán.

3.2. Làm rõ

Khi bạn đã thu thập được tất cả công việc và nhiệm vụ vào một hệ thống, bước tiếp theo là làm rõ những công việc này. Tại bước này, bạn cần xác định và phân loại từng công việc để quyết định cách xử lý chúng.

Câu hỏi bạn cần tự hỏi:

• Công việc này có thực sự cần thiết để làm không? Nếu không, có nên loại bỏ hoặc lưu trữ lại cho tương lai?
• Có công việc nào có thể hoàn thành trong 2 phút không? Nếu có, hãy làm ngay lập tức.

Các bước cụ thể trong giai đoạn làm rõ:

• Loại bỏ những công việc không cần thiết: Nếu công việc không có giá trị hoặc không còn cần thiết, hãy loại bỏ hoặc lưu trữ chúng để tránh mất thời gian.
• Xử lý công việc có thể hoàn thành trong 2 phút: Đối với những công việc nhỏ và nhanh, hãy hoàn thành chúng ngay lập tức để giảm tải khối lượng công việc và giúp bạn tiếp tục với các nhiệm vụ quan trọng hơn.
• Phân loại công việc dài hạn: Nếu công việc cần nhiều thời gian hơn, bạn sẽ cần phải xếp vào lịch trình hoặc đưa vào danh sách ưu tiên.

3.3. Tổ chức

Sau khi bạn đã làm rõ những công việc cần thiết và phân loại chúng, bước tiếp theo trong phương pháp GTD là tổ chức. Đây là bước quan trọng để bạn có thể lên kế hoạch chi tiết cho từng công việc, đồng thời sắp xếp công việc vào các nhóm hợp lý để quản lý chúng dễ dàng hơn.

Câu hỏi bạn cần tự hỏi:

• Công việc này có thể hoàn thành trong một khoảng thời gian cụ thể không?
• Làm thế nào tôi có thể đặt công việc vào các khung thời gian phù hợp, sao cho tôi không cảm thấy choáng ngợp?

Ở giai đoạn này, mục tiêu chính là sắp xếp công việc vào các danh mục sao cho chúng có thể được giải quyết một cách hợp lý và theo trình tự ưu tiên. Việc tổ chức công việc có thể bao gồm các bước như:

• Sắp xếp theo mức độ ưu tiên: Những công việc quan trọng và khẩn cấp sẽ được ưu tiên thực hiện trước. Bạn cần phải xác định những công việc nào cần hoàn thành ngay lập tức và những công việc nào có thể hoãn lại mà không ảnh hưởng đến tiến độ chung.
• Đặt thời gian cho từng công việc: Việc chia nhỏ công việc và đặt ra thời gian cụ thể giúp bạn kiểm soát tiến độ và tránh tình trạng lãng phí thời gian vào những công việc không cần thiết. Ví dụ, công việc cần sự tập trung cao có thể được thực hiện vào buổi sáng khi bạn còn đầy năng lượng, trong khi các công việc nhẹ nhàng hơn có thể được hoàn thành vào cuối ngày.
• Sử dụng công cụ hỗ trợ: Để tổ chức công việc hiệu quả, bạn có thể sử dụng các công cụ quản lý công việc như Trello, Asana hay Google Calendar để theo dõi tiến độ công việc và đảm bảo bạn không bỏ sót nhiệm vụ. Điều này cũng giúp bạn dễ dàng đánh giá lại công việc khi cần thiết.

3.4. Giao ước

Bước tiếp theo sau khi đã tổ chức công việc là giao ước, hay còn gọi là thực hiện công việc. Đây là bước mà bạn sẽ bắt tay vào hành động, hoàn thành những công việc đã được lên kế hoạch, và đảm bảo rằng bạn dành đủ thời gian để làm việc hiệu quả.

Câu hỏi bạn cần tự hỏi:

• Công việc này cần bao nhiêu thời gian và năng lượng để hoàn thành?
• Tôi có thể tập trung toàn bộ vào công việc này mà không bị xao nhãng?

Giao ước không chỉ là việc hoàn thành công việc, mà là quá trình tạo ra sự tập trung để hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng. Những bước bạn có thể thực hiện để giúp bản thân hoàn thành công việc hiệu quả bao gồm:

• Ưu tiên công việc: Sau khi đã tổ chức công việc, bạn cần tập trung vào công việc ưu tiên cao nhất. Những công việc này có thể là nhiệm vụ quan trọng hoặc có thời hạn khẩn cấp. Đảm bảo rằng bạn dành thời gian đủ dài để hoàn thành những công việc này mà không bị gián đoạn.
• Dành thời gian tối ưu cho từng công việc: Nếu bạn biết rằng một công việc cần sự tập trung cao, hãy dành thời gian để hoàn thành nó mà không bị phân tâm bởi các yếu tố khác. Ví dụ, khi làm việc vào buổi sáng, khi bạn có nhiều năng lượng, hãy dành thời gian cho những công việc cần sự sáng tạo hoặc quyết định quan trọng.
• Tránh xao nhãng: Xao nhãng là một trong những kẻ thù lớn nhất khi bạn muốn hoàn thành công việc. Hãy tắt những thông báo không cần thiết trên điện thoại, chọn một không gian làm việc yên tĩnh và tập trung vào công việc cho đến khi hoàn thành.
• Tạo động lực trong công việc: Để đảm bảo bạn luôn giữ động lực, hãy chia công việc thành các phần nhỏ và tự thưởng cho mình khi hoàn thành từng phần. Bạn có thể đặt mục tiêu nhỏ để hoàn thành công việc nhanh chóng và tăng cảm giác thành tựu.

3.5. Đánh giá

Sau khi bạn đã thực hiện và hoàn thành các công việc theo kế hoạch, bước cuối cùng trong phương pháp Getting Things Done (GTD) là đánh giá. Đây là quá trình quan trọng giúp bạn nhìn lại toàn bộ công việc đã hoàn thành và đảm bảo rằng bạn đang đi đúng hướng trong việc đạt được các mục tiêu dài hạn.

Câu hỏi bạn cần tự hỏi:

• Tôi đã hoàn thành tất cả công việc đã đề ra chưa? Nếu chưa, đâu là lý do và tôi có thể làm gì để cải thiện?
• Các công cụ và quy trình của tôi có đang hoạt động hiệu quả không? Có gì cần điều chỉnh?

Các bước trong quá trình đánh giá:

• Kiểm tra tiến độ công việc: Bạn cần dành thời gian để đánh giá lại các công việc đã hoàn thành, xem xét xem bạn có tuân thủ đúng thời gian và quy trình đã đặt ra không. Nếu chưa hoàn thành được mục tiêu, hãy xác định lý do và lập kế hoạch lại.
• Rà soát quy trình và công cụ: Đánh giá không chỉ về công việc đã hoàn thành mà còn về công cụ và quy trình mà bạn đang sử dụng. Nếu bạn thấy công cụ không phù hợp hoặc quy trình chưa hiệu quả, hãy thay đổi hoặc tinh chỉnh chúng để nâng cao hiệu quả công việc trong các lần sau.
• Xem xét lại các ưu tiên: Đôi khi, các công việc có thể đã thay đổi trong quá trình thực hiện. Điều chỉnh ưu tiên và xem xét lại mục tiêu dài hạn sẽ giúp bạn đảm bảo rằng mình đang tập trung vào những việc quan trọng nhất.
• Phân tích bài học và cải tiến: Mỗi lần đánh giá là cơ hội để bạn học hỏi từ những sai lầm và tinh chỉnh phương pháp làm việc. Điều này không chỉ giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả hơn mà còn nâng cao khả năng ra quyết định trong tương lai.

Lưu ý quan trọng: Đánh giá không phải là một bước làm qua loa, mà là một phần không thể thiếu trong việc tối ưu hóa quy trình GTD. Việc đánh giá thường xuyên giúp bạn theo dõi tiến độ, bổ sung những thiếu sót và điều chỉnh phương pháp sao cho phù hợp với các tình huống thay đổi.

4. Vì sao nên áp dụng Get Things Done vào trong công việc?

Phương pháp Getting Things Done (GTD) của David Allen đã trở thành một trong những phương pháp quản lý công việc hiệu quả nhất, giúp các cá nhân và doanh nghiệp đạt được năng suất tối đa mà không phải đối mặt với căng thẳng hay cảm giác bị quá tải. 

Trong thế giới hiện đại, nơi mà công việc ngày càng nhiều và phức tạp hơn, việc áp dụng một hệ thống có cấu trúc như GTD sẽ giúp bạn quản lý công việc một cách có hệ thống và dễ dàng. Việc tổ chức và xử lý công việc một cách hợp lý không chỉ giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng mà còn tăng cường sự tự tin và giúp bạn giảm bớt căng thẳng trong công việc.

Dưới đây là 5 lý do vì sao GTD nên được áp dụng vào công việc của bạn:

• Giảm căng thẳng và lo lắng 
• Tăng cường năng suất và tập trung
• Xây dựng hệ thống quản lý công việc có tổ chức
• Quản lý thời gian hiệu quả
• Tạo sự tự tin và chủ động 

1- Giảm căng thẳng và lo lắng 

Khi công việc và nhiệm vụ không được tổ chức, bộ não của chúng ta sẽ luôn bị quá tải thông tin, dẫn đến cảm giác căng thẳng và lo lắng. Việc có quá nhiều thứ phải nhớ và phải làm mà không có hệ thống rõ ràng sẽ khiến bạn cảm thấy khó chịu và không thể tập trung vào công việc quan trọng. 

GTD giúp bạn dọn dẹp đầu óc, thu thập thông tin vào một hệ thống bên ngoài, từ đó bạn có thể dễ dàng kiểm soát công việc và giảm thiểu sự lo lắng về việc bỏ sót nhiệm vụ nào đó.

2- Tăng cường năng suất và tập trung 

Một trong những điều quan trọng nhất trong công việc là khả năng tập trung vào những gì quan trọng nhất. GTD giúp bạn phân loại công việc, từ đó xác định ưu tiên và tập trung vào những nhiệm vụ cần thực hiện ngay. 

Với phương pháp GTD, bạn sẽ biết công việc nào cần được giải quyết đầu tiên và công việc nào có thể trì hoãn, giúp bạn làm việc một cách có hệ thống và hiệu quả.

• Giảm thiểu sự xao nhãng: Bạn sẽ có một lộ trình rõ ràng, biết chính xác những việc cần làm trong ngày và không phải suy nghĩ thêm về những công việc không quan trọng.
• Tăng hiệu quả làm việc: Khi bạn có một kế hoạch chi tiết, bạn sẽ hoàn thành công việc nhanh hơn và ít bị gián đoạn bởi những yếu tố bên ngoài.

3- Xây dựng hệ thống quản lý công việc có tổ chức

Một trong những lợi ích lớn nhất của GTD là giúp bạn tạo ra thói quen làm việc có tổ chức. Việc áp dụng phương pháp này sẽ dạy bạn cách quản lý công việc một cách có hệ thống, từ việc thu thập thông tin cho đến việc thực hiện và đánh giá tiến độ. Đây không phải là một phương pháp làm việc tạm thời mà là một thói quen lâu dài giúp bạn duy trì sự chủ động trong công việc và đạt được kết quả bền vững.

• Tạo ra hệ thống lưu trữ thông tin rõ ràng: Bạn sẽ luôn biết chính xác công việc nào cần ưu tiên, và nơi lưu trữ thông tin sẽ giúp bạn dễ dàng truy xuất lại khi cần thiết.
• Giảm bớt sự lộn xộn: Hệ thống GTD giúp bạn giảm thiểu sự xao lạc, duy trì công việc ở một trạng thái ngăn nắp và có kế hoạch.

4- Quản lý thời gian hiệu quả 

Khi công việc không được quản lý đúng cách, bạn sẽ thấy mình đang lãng phí thời gian vào những công việc không quan trọng, thay vì tập trung vào những nhiệm vụ cần thiết. Phương pháp GTD giúp bạn sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, từ đó quản lý thời gian tốt hơn và hoàn thành công việc đúng hạn.

• Tối ưu hóa thời gian: Bạn sẽ dễ dàng xác định thời gian tốt nhất để làm từng công việc, từ đó sử dụng thời gian một cách hiệu quả.
• Giảm thiểu việc làm lại: Khi công việc đã được tổ chức rõ ràng, bạn sẽ tránh được việc quên mất công việc hoặc phải làm lại những nhiệm vụ đã được hoàn thành.

5- Tạo sự tự tin và chủ động 

Áp dụng phương pháp GTD giúp bạn có cảm giác chủ động và tự tin hơn trong công việc. Khi mọi thứ được tổ chức rõ ràng, bạn sẽ không còn cảm thấy lo lắng hay không chắc chắn về các nhiệm vụ. Thay vào đó, bạn sẽ luôn biết chính xác công việc nào cần thực hiện, và khi nào cần hoàn thành nó.

• Khả năng ra quyết định nhanh chóng: Khi bạn đã tổ chức công việc một cách có hệ thống, bạn sẽ dễ dàng đưa ra quyết định về công việc cần làm và không phải mất thời gian để suy nghĩ.
• Sự tự tin trong công việc: Bạn sẽ cảm thấy kiểm soát mọi công việc, từ đó tự tin thực hiện các nhiệm vụ mà không lo bị bỏ sót.

5. Một số công cụ quản lý công việc giúp bạn “Get things done” 

Khi áp dụng phương pháp Getting Things Done (GTD), việc sử dụng các công cụ quản lý công việc là cực kỳ quan trọng để tổ chức và theo dõi các nhiệm vụ một cách hiệu quả. Những công cụ này không chỉ giúp bạn quản lý thời gian, mà còn giúp bạn tạo sự rõ ràng, định hình các ưu tiên và giảm thiểu sự lộn xộn trong công việc hàng ngày. 

Dưới đây là một số công cụ hữu ích giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả và tăng cường năng suất.

• Todoist
• Trello
• Microsoft To Do
• Asana
• Google Keep
• Notion 

1- Todoist

Todoist là một trong những công cụ quản lý công việc phổ biến nhất hiện nay. Nó giúp bạn lên danh sách công việc, đặt nhắc nhở và theo dõi tiến độ công việc một cách dễ dàng. Todoist cho phép bạn phân loại công việc theo dự án, đồng thời có thể đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị như điện thoại, máy tính và máy tính bảng.

Lợi ích của Todoist:

• Tạo danh sách công việc nhanh chóng và dễ dàng.
• Thiết lập nhắc nhở và hạn cuối cho từng công việc, giúp bạn luôn hoàn thành công việc đúng hạn.
• Giao diện thân thiện, giúp người dùng dễ dàng làm quen và sử dụng.

2- Trello

Trello là một công cụ quản lý công việc dựa trên kanban board (bảng công việc), giúp bạn dễ dàng sắp xếp công việc vào các cột và thẻ, từ đó theo dõi tiến độ công việc trong các dự án khác nhau. Đây là công cụ lý tưởng cho những ai yêu thích sự tổ chức trực quan, và có thể sử dụng để quản lý nhiều dự án cùng lúc.

Lợi ích của Trello:

• Quản lý công việc trực quan thông qua các bảng, thẻ và cột.
• Chia sẻ công việc với nhóm: Dễ dàng cộng tác và theo dõi tiến độ trong một dự án nhóm.
• Tạo danh sách công việc và thẻ có thể dễ dàng kéo và thả, giúp bạn tổ chức công việc một cách hiệu quả.

3- Microsoft To Do

Microsoft To Do là một công cụ cực kỳ đơn giản và dễ sử dụng, giúp bạn quản lý công việc hàng ngày. Với Trello và Todoist, bạn có thể quản lý nhiều dự án phức tạp, nhưng Microsoft To Do lại là lựa chọn lý tưởng cho những công việc đơn giản hơn, giúp bạn theo dõi các công việc cần làm trong ngày mà không gặp phải sự phức tạp.

Lợi ích của Microsoft To Do:

• Tích hợp với các ứng dụng Microsoft như Outlook, giúp bạn dễ dàng quản lý công việc và email trong cùng một hệ sinh thái.
• Quản lý công việc đơn giản, dễ sử dụng với các tính năng như nhắc nhở và thông báo.
• Tạo danh sách công việc riêng cho mỗi ngày hoặc theo từng mục đích.

4- Asana

Asana là một công cụ quản lý công việc mạnh mẽ, đặc biệt phù hợp với các nhóm làm việc. Với Asana, bạn có thể tạo dự án, phân chia nhiệm vụ cho từng thành viên và theo dõi tiến độ công việc trong một giao diện rõ ràng. Asana hỗ trợ tính năng lập lịch và giao nhiệm vụ cho nhóm, giúp tất cả các thành viên trong nhóm nắm rõ công việc cần làm và hạn cuối.

Lợi ích của Asana:

• Theo dõi tiến độ dự án: Cung cấp giao diện dễ sử dụng để theo dõi công việc nhóm, điều chỉnh các kế hoạch khi cần thiết.
• Giao nhiệm vụ và thông báo giúp bạn theo dõi công việc được giao một cách rõ ràng.
• Cộng tác hiệu quả trong nhóm: Nhóm có thể dễ dàng trao đổi về công việc và tiến độ trong cùng một không gian làm việc.

5- Google Keep

Google Keep là công cụ lý tưởng cho những ai cần ghi chú nhanh chóng và nhắc nhở đơn giản. Với Google Keep, bạn có thể dễ dàng ghi lại công việc hay ghi chú ý tưởng ngay khi chúng xuất hiện, và sắp xếp chúng theo màu sắc, nhãn và tạo nhắc nhở cho từng công việc.

Lợi ích của Google Keep:

• Ghi chú nhanh chóng và dễ dàng: Bạn có thể lưu trữ công việc, ý tưởng hoặc các mẫu công việc nhỏ chỉ trong vài giây.
• Tạo nhắc nhở và danh sách để theo dõi công việc trong ngày.
• Đồng bộ hóa với Google Drive: Giúp bạn truy cập thông tin mọi lúc mọi nơi.

6- Notion

Notion là công cụ quản lý công việc và ghi chú đa năng, kết hợp giữa quản lý dự án, ghi chú, và lịch trình trong một nền tảng duy nhất. Với Notion, bạn có thể tạo bảng điều khiển, quản lý danh sách công việc, và tùy chỉnh các mục tiêu cá nhân hoặc nhóm một cách linh hoạt.

Lợi ích của Notion:

• Tích hợp nhiều công cụ trong một nền tảng: Bạn có thể tạo bảng, ghi chú, và tổ chức công việc tất cả trong một công cụ.
• Tạo không gian làm việc cá nhân hoặc nhóm: Giúp bạn dễ dàng quản lý và phân chia công việc cho các nhóm.
• Giao diện tùy chỉnh: Bạn có thể tùy chỉnh Notion theo nhu cầu của mình, từ quản lý công việc cá nhân đến dự án nhóm.

Getting Things Done không chỉ là một phương pháp quản lý công việc, mà là hệ thống giúp CEO đi lên từ nghề lấy lại sự kiểm soát, giảm căng thẳng và tập trung vào những ưu tiên quan trọng nhất. Khi áp dụng GTD một cách nhất quán, công việc được chuyển hóa từ sự quá tải trong suy nghĩ sang hành động rõ ràng và có hệ thống. Đây chính là nền tảng để lãnh đạo làm việc hiệu quả hơn và phát triển bền vững trong dài hạn.